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भारत सरकार
Government of India

रक्षा मंत्रालय
Ministry of Defence

रक्षा लेखा नियंत्रक (सेना), मेरठ
Controller of Defence Accounts (Army), Meerut.

रक्षा लेखा नियंत्रक (सेना), मेरठ में आपका स्वागत है

बिल प्रोसेसिंग प्रक्रिया


बिल, यूनिटों एवं फाँर्मेशन के माध्यम से ही प्रेषित किए जाते है।

ये बिल/दावे इस कार्यालय के अभिलेख अनुभाग में केन्द्रीय रूप से प्राप्त किए जाते हैं।

इनकी, प्राथमिक सत्यापन के बाद, अनुभागवार एवं कार्यवार छंटनी की जाती है तथा संबंधित अनुभागों को भेज दिए जाते हैं।

इन बिलों/दावों की, इस कार्यालय में उपलब्ध संगत दस्तावेजों/बिलों के साथ संलग्न दस्तावेजों के संदर्भ में, लेखापरीक्षा की जाती है।

यदि बिल/दावे ठीक पाये जाते है, तो उन्हे सामान्यतः तीन सप्ताह के भीतर संबंधित अनुभाग में, चैक जारी करके अथवा ई.सी.एस. द्वारा भुगतान के लिए पास कर दिया जाता है।

यदि बिलो में त्रुटि पाई जाती है तो उन्हें आवश्यक स्पष्टीकरण के लिए यूनिटों/फाँर्मेशन को आवश्यक स्पष्टीकरण के लिए लौटा दिया जाता है।

कार्यालय के बहुकार्य वातावरण में यथासंभव, कार्यालय में प्राप्त बिलों की सामान्यतः फस्ट-इन-फस्ट-आउट आधार पर भुगतान हेतु प्रोसेसिंग की जाती है।

पास किए सभी बिल/दावे, वैन्डरों को चैक जारी किए जाने हेतु अथवा ई.सी.एस. द्वारा भुगतान हेतु प्रायोजक बैंक को चैक जारी किए जाने के लिए, संवितरण अनुभाग को प्रेषित कर दिए जाते हैं।

यदि पूर्तिकार आग्रह करता है तो चैक सीधे बैंक को भेज दिए जाते है, अन्यथा पूर्तिकार के हित में, किसी भी प्रकार की हानि अथवा विलम्ब से बचने के लिए उन्हीं के खर्च पर स्पीड-पोस्ट अथवा पंजीकृत डाक से उन्हें प्रेषित किए जाते है।

यदि पूर्तिकार आग्रह करता है तो चैक सीधे बैंक को भेज दिए जाते हैं, अन्यथा पूर्तिकार के हित में, किसी भी प्रकार की हानि अथवा विलम्ब से बचने के लिए उन्हीं के खर्च पर स्पीड-पोस्ट अथवा पंजीकृत डाक से उन्हें प्रेषित किए जाते हैं। यदि पूर्तिकार द्वारा विधिवत रूप से भरे हुए बिल का, किन्ही ऐसे कारणों से भुगतान नही किया जा सकता है जिनके लिए पूर्तिकार उत्तरदायी नहीं है (जैसे कि, कोई नियम एवं शर्ते अस्पष्ट हों विधिवत रूप से हस्ताक्षरित आपूर्ति आदेश अथवा संशोधन पत्र इस कार्यालय में प्राप्त न हों, संगत बजट शीर्ष के अंतर्गत निधि आवंटित न हो आदि,), तो इसे निपटान के लिए यूनिटों को आवश्यक स्पष्टीकरण, सूचना अथवा दस्तावेज अथवा निधि आवंटन के लिए लौटा दिया जाता है। ऐसे बिल, जो यूनिटों/फाँर्मेशन से पुनः प्राप्त किए जाते है, उनकी इस कार्यालय में प्राप्ति की तिथि से प्रोसेसिंग की जाती है। यदि उपरोक्त कोई अपेक्षा पूरी नही होती है अथवा निधि उपलब्ध नहीं है, तो बिल यूनिटों को इस आशय से लौटा दिए जाएंगे कि वे संपूर्ण अपेक्षाओं सहित बिलों को पुनः प्रस्तुत करें।